Booster les compétences de son équipe sans alourdir la charge interne est désormais possible grâce à l’externalisation de la formation. Plébiscitée par les TPE, les PME et les grands groupes, cette alternative promet flexibilité, gain de temps et productivité. Ses avantages profitent autant aux collaborateurs qu’à l’organisation.
Voici alors un guide complet, étayé par des études de cas et des analyses fondées pour vous éclairer sur l’externalisation de la formation.
Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ?
Aussi connu sous l’anglicisme outsourcing, l’externalisation de la formation est une pratique qui consiste à confier une partie ou l’intégralité de la gestion administrative des formations professionnelles en entreprise à un prestataire externe dédié. Elle inclut, par exemple :
- La conception des parcours pédagogiques : planification et organisation des sessions
- L’optimisation et la recherche de financements de formation
- La gestion administrative de la formation
- La relation avec l’OPCO et les financeurs
- Le suivi du budget
- L’évaluation des résultats
- La veille réglementaire et le reporting
Son objectif principal est d’aider les entreprises à se concentrer sur leur cœur de métier, en comptant sur le relais opérationnel du prestataire, mais également sur son expertise métier. Et ce, en offrant des formations de qualité aux employés et aux collaborateurs.
Pourquoi externaliser la formation d’entreprise ?
À tous les chefs d’entreprise et managers soucieux de leurs ressources, de la performance et de la productivité de leur équipe, et de la satisfaction client, l’externalisation répond exactement aux enjeux stratégiques liés aux ressources humaines. Les avantages de cette pratique sont tangibles, peu importe la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.
Réduction des coûts
Externaliser la formation professionnelle permet avant tout de réduire considérablement les coûts internes. En effet, le prestataire peut négocier les prix d’achats de formation pour votre compte, ou encore mutualiser des sessions, et assurer un meilleur taux de remplissage. C’est un avantage clé pour préserver la trésorerie de l’entreprise.
Un expert vous accompagne également dans l’optimisation de votre financement. Il s’engage entre autres à vous assurer une meilleure gestion des aides et des financements accessibles. Par ailleurs, cette solution réduit les erreurs coûteuses relatives à la gestion ou à la non-conformité réglementaire.
Accès à une expertise pédagogique
Un organisme spécialisé dispose de consultants experts et dotés d’une connaissance approfondie des :
- Tendances pédagogiques actuelles : e-learning, blended learning, formation personnalisée, etc.
- Certifications réglementaires en vogue : label Qualiopi, reconnaissance officielle des formations ou RNCP, etc.
- Contenus adaptés aux évolutions dans chaque secteur d’activité
- Outils numériques pour le suivi des cours.
Ces expertises garantissent des programmes de formation mieux ciblés, plus efficaces, pertinents et conformes aux attentes du marché de l’emploi.
Souplesse et réactivité
L’externalisation de la formation permet une grande flexibilité face à l’évolution constante des besoins. En réalité, il devient plus simple d’ajuster rapidement et à tout moment le volume de formation, de répondre aux pics d’activités et de déployer de nouveaux cursus ou outils plus performants.
Par ailleurs, l’outsourcing de formation est un moyen de mobiliser un réseau de formateurs qualifiés.
Bon à savoir : cette réactivité constitue un véritable atout pour votre entreprise, notamment face à des enjeux RH changeants.
Qualité de service
Enfin, déléguer la gestion des formations à des vrais professionnels, c’est bénéficier d’un service structuré et de qualité haut de gamme. Organisation solide, suivi rigoureux via des outils innovants, délais respectés, évaluation systématique avec amélioration continue : vous assurez la qualité et la traçabilité de la formation de votre équipe.
À qui s’adresse l’externalisation de la formation ?
Contrairement aux idées reçues, l’externalisation de la formation professionnelle n’est pas réservée aux grandes entreprises avec des centaines de salariés. Elle est plus bénéfique pour les PME, ETI et TPE avec des budgets limités. Sachez alors que le service d’externalisation est faite pour vous si :
- vous manquez de ressources internes dans la gestion de la formation
- cherchez à développer les compétences en interne face à la digitalisation, aux nouvelles technologies
- souhaitez suivre les obligations légales
- envisagez d’uniformiser et amener du process dans la gestion de vos formations à l’échelle nationale ou internationale
Ainsi, externaliser la formation vous offre l’opportunité de déléguer cette partie complexe de votre business tout en garantissant des résultats concrets. De leur côté, les employés profiteront d’un cursus adapté à leur niveau et à leurs objectifs professionnels.
Combien coûte l’externalisation de la formation ?
Certes, l’externalisation de la formation est prisée pour son coût relativement minime, mais des postes de dépenses sont tout de même à prévoir. Plusieurs facteurs déterminent les coûts en question : taille de l’entreprise, nombre de formations à gérer, niveau de délégation souhaité, complexité des missions confiées.
Chaque projet d’externalisation étant unique, ces différents éléments ont une influence directe sur le coût final :
- Le volume et la fréquence des formations : des sessions récurrentes ou destinées à un grand effectif permettent souvent de négocier des tarifs dégressifs.
En moyenne, l’externalisation représente entre 5 % et 15 % du budget annuel de formation. Un investissement peut rapidement être amorti par les économies rentabilisées sur le temps de gestion, les erreurs évitées et les apprentissages mieux ciblés.
Avec AMS Groupe, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure et d’un devis personnalisé établi après l’analyse de vos besoins en matière de formation. L’objectif est de vous aider à optimiser vos dépenses sans compromettre la qualité et la praticité des programmes dispensés.
Peut-on obtenir des aides?
Effectivement, des aides existent pour soutenir l’évolution de la formation professionnelle en entreprise. Parmi les plus connues, vous avez :
- Le Compte Personnel de Formation ou CPF : chaque employé dispose d’un budget formation qu’il peut mobiliser pour financer une formation, réduisant ainsi la charge pour la société.
- Les Opérateurs de Compétences ou OPCO : ces organismes peuvent prendre en charge tout ou partie des frais liés à la formation. Leurs aides varient suivant votre secteur et les critères d’éligibilité en vigueur.
- Le plan de relance et les aides territoriales spécifiques : certains départements, certaines régions ou collectivités proposent des subventions pour soutenir les projets de formation, notamment dans les secteurs stratégiques ou en tension.
- Le crédit d’impôt formation pour les dirigeants : destiné aux chefs et dirigeants d’entreprise, ce dispositif de financement permet de récupérer une partie des dépenses de formation engagées à titre personnel, sous certaines conditions.
- Le dispositif FNE-Formation : utilisable dans le cadre d’une restructuration, d’une crise ou d’une transformation technologique, il permet de financer la totalité ou une partie des formations visant à renforcer les compétences des salariés.
Bon à savoir : solliciter le service d’un prestataire externe expérimenté vous permet d’identifier rapidement les dispositifs adaptés aux niveaux de chaque collaborateur. Il intervient également pour vous accompagner dans la préparation des dossiers de financement, tout en boostant les chances d’obtention.
À partir de quand faut-il externaliser ?
Le déploiement de l’outsourcing de formation devient imminent lorsque vous constatez que la gestion de la formation demande trop de temps ou manque d’efficacité. Autre cet indicateur clé, d’autres signes doivent vous alerter. C’est précisément lorsque :
- Votre structure commence à demander la mise en place d’une politique de formation plus structurée, cohérente et orientée résultats.
- Vous avez des difficultés à suivre ou à appliquer les obligations légales liées à la formation professionnelle.
- Votre entreprise traverse une phase de développement rapide ou une transformation organisationnelle conséquente.
- Votre entreprise souhaite déléguer la gestion de la formation à un prestataire de confiance, afin de se recentrer sur d’autres missions
Quoi qu’il en soit, passer de l’internalisation à l’externalisation est une manière de former les collaborateurs à l’évolution du marché tout en bénéficiant d’un gain de temps précieux, de qualité et de conformité.
Quelles sont les limites de l’externalisation ?
L’externalisation de la formation est un véritable levier stratégique pour les entreprises. Cependant, elle présente aussi son lot de limites qu’il faut anticiper et maîtriser.
Effectivement, confier la formation de son équipe à une organisation externe signifie perdre partiellement le contrôle de celle-ci. Dans ce cas, il faut instaurer une relation de confiance avec le prestataire. Pour garantir l’atteinte des objectifs, il est indispensable de maintenir un modèle de gestion interne clair et régulier.
Cette confiance est vraiment importante, étant donné qu’une externalisation implique :
- respect de la confidentialité : la transmission de données sensibles, qu’elles soient liées à votre stratégie ou au ollaborateur, exige des garanties strictes en matière de sécurité des informations. Ainsi, il faut s’assurer que le service du prestataire inclut le respect des normes en vigueur.
- moins de personnalisation : un prestataire externe peut ne pas saisir immédiatement les spécificités culturelles de votre entreprise. Dans ce sens, la mise en place d’un cahier des charges détaillé est essentielle pour assurer une bonne cohérence des actions.
- dépendance au prestataire : sans cadre défini, une externalisation prolongée peut créer une dépendance difficile à inverser. Prévoir des clauses de sortie vous offre plus de flexibilité.
- coûts initiaux élevés : même si le retour sur investissement (roi) est réel, la mise en place peut engendrer des frais supplémentaires. Une évaluation approfondie du rapport coût/bénéfice est vivement recommandée pour prévenir ce risque.
En résumé, l’externalisation de la formation présente un avantage clé si vous souhaitez optimiser votre gestion des compétences. Entre réduction des coûts, flexibilité, polyvalence et expertise spécialisée, elle apporte des avantages majeurs pour votre entreprise. Afin d’en tirer pleinement parti, AMS Groupe vous accompagne dès aujourd’hui pour comprendre vos besoins, apporter des solutions concrètes et organiser le déploiement d’un plan de formation adaptée.
