L’externalisation de la formation est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises. Législation en mouvement, charge administrative lourde, besoin de se recentrer sur le cœur de métier : les raisons de déléguer la gestion de la formation à un prestataire spécialisé sont nombreuses.
Mais pour que cette démarche porte ses fruits, elle doit être structurée. Il ne suffit pas de choisir un prestataire et de lui confier les clés : chaque phase du projet a son importance. Si vous débutez sur le sujet, prenez d’abord le temps de mieux cerner le concept d’externalisation de la formation. Voici ensuite les 5 grandes étapes à suivre.
1. Identifier les activités à déléguer
La première étape consiste à faire le point en interne. Avant de confier quoi que ce soit à un prestataire, votre équipe doit analyser ses process et repérer les tâches les plus consommatrices de temps et d’énergie.
Posez-vous les bonnes questions :
- Quelles tâches mobilisent le plus vos équipes RH ? Inscriptions, convocations, suivi administratif, relation OPCO ?
- Quels problèmes reviennent régulièrement ? Retards dans les inscriptions, erreurs de gestion, manque de suivi budgétaire ?
- Où une aide extérieure aurait-elle le plus d’impact ? Planification, optimisation financière, reporting, veille réglementaire ?
À l’issue de cette analyse, vous devez être en mesure de lister les missions à confier au prestataire : planification des formations, gestion administrative, relation avec les OPCO et financeurs, optimisation budgétaire, etc.
Un point important : gardez une connaissance suffisante du sujet en interne. Cela vous permettra de challenger votre prestataire et de garder le contrôle sur la qualité de la prestation. Pour mieux comprendre ce que cette délégation peut vous apporter au quotidien, découvrez les bénéfices concrets de l’externalisation pour votre entreprise.
2. Choisir le bon prestataire
Une fois vos besoins identifiés, place à la recherche du prestataire. C’est une étape décisive : la réussite de votre projet d’externalisation dépend directement de la compétence et la fiabilité du partenaire que vous retiendrez.
Les critères à évaluer lors de votre sélection :
- Expertise métier : le prestataire maîtrise-t-il la gestion de la formation dans ses dimensions administrative, financière et réglementaire ?
- Expérience terrain : son équipe a-t-elle déjà géré des cas similaires au vôtre ?
- Outils technologiques : utilise-t-il des solutions modernes et compatibles avec vos systèmes ?
- Protection des données : quelles procédures a-t-il mises en place pour sécuriser vos informations ?
- Dimension humaine : montre-t-il un réel intérêt pour votre projet, avec de la flexibilité et de la réactivité ?
- Capacité d’adaptation : peut-il ajuster son intervention à l’évolution de vos besoins ?
Pour approfondir chaque critère, consultez notre article sur les critères pour sélectionner votre prestataire de formation. Et pour évaluer les qualités humaines et relationnelles de votre futur partenaire, lisez aussi notre article sur les qualités d’un partenaire de confiance en formation.
Côté budget : définissez en amont l’investissement que vous pouvez consacrer à la prestation. Cela vous permettra d’orienter vos recherches et de déterminer votre niveau de délégation avant de lancer les négociations.
3. Rédiger un cahier des charges et formaliser le contrat
Le cahier des charges est la feuille de route de votre projet d’externalisation. C’est le document de référence qui cadre la prestation, les engagements de chaque partie et les résultats attendus.
Avant sa rédaction, le prestataire doit réaliser un audit de votre entreprise : organisation, structure juridique, implantation géographique, culture interne, mode de fonctionnement. Cette phase d’immersion est indispensable pour produire un cahier des charges adapté à votre réalité.
Les éléments clés à inclure dans le cahier des charges :
- Périmètre de la mission : quelles activités sont déléguées, avec quel niveau de responsabilité ?
- Indicateurs de performance (KPI) : taux de déploiement du plan de formation, délais de traitement, taux de satisfaction.
- Calendrier de déploiement : jalons, échéances et livrables attendus à chaque étape.
- Engagements du prestataire : niveaux de service, réactivité, reporting.
- Clause de réversibilité : conditions de reprise en interne si nécessaire.
Ce cahier des charges sert aussi de base au cadre contractuel. Le contrat doit formaliser les obligations de chaque partie dans le respect de la réglementation en vigueur. Pour en savoir plus sur les règles qui encadrent cette démarche, consultez notre article sur la réglementation qui encadre l’externalisation de la formation.
4. Déployer le partenariat de manière progressive
L’externalisation de la formation est un processus qui s’inscrit dans la durée. Les contrats sont généralement pluriannuels et réévalués chaque année en fonction de l’évolution de vos besoins.
La mise en œuvre suit une démarche progressive :
- Sensibilisation des équipes internes : informer et former vos collaborateurs sur le fonctionnement du partenariat.
- Transfert progressif des activités : commencer par les tâches les plus simples avant de déléguer les missions plus complexes.
- Montée en charge contrôlée : ajuster le rythme en fonction des retours terrain et des premiers résultats.
- Ajustements en continu : adapter le périmètre et les process au fil du temps, selon l’évolution de vos besoins et de votre environnement.
Cette progressivité est la clé d’une transition réussie. Pour avoir une vue d’ensemble de la démarche, de l’audit initial au pilotage opérationnel, consultez notre guide dédié à l’externalisation de la formation.
5. Mettre en place un comité de pilotage et suivre les indicateurs
La dernière étape, et non la moindre : la mise en place d’un comité de pilotage (Copil). Ce comité assure le suivi de l’activité du prestataire et vérifie que les objectifs définis dans le cahier des charges sont atteints.
Le rôle du Copil en pratique :
- Suivi des opérations : vérifier le bon déroulement de la prestation par rapport au calendrier prévu.
- Validation des jalons : confirmer ou ajuster les étapes clés du projet.
- Surveillance des KPI : contrôler les indicateurs de performance (taux de déploiement, respect des délais, satisfaction).
- Décisions correctives : identifier les écarts et décider des ajustements nécessaires.
Le Copil est généralement composé des directions métier concernées par la formation. Il se réunit à intervalles réguliers avec le prestataire pour faire le point et prendre les décisions qui s’imposent.
Les clés d’un pilotage efficace :
- Des réunions de suivi régulières avec un ordre du jour structuré et des comptes rendus partagés.
- Des tableaux de bord clairs permettant de visualiser l’avancement du projet en temps réel.
- De la rigueur et de la constance dans le suivi, tout au long de la durée du contrat.
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