Présentation
Notre client, une entreprise de travail temporaire, manque d’optimisation dans ses process liés à la formation. Elle passe plus de temps sur les tâches administratives à faible valeur ajoutée que sur son cœur de métier : placer des intérimaires en mission. Nous l’accompagnons sur l’implémentation d’un outil qui révolutionne sa façon de gérer les formations intérimaires et lui fasse gagner en efficacité.
Contexte
- Au quotidien, cette entreprise est confrontée à des tâches administratives, liées à la formation, trop chronophages. De plus, documents et process ne sont pas uniformisés et elle peine à obtenir ses remboursements auprès de l’OPCO.
- L’entreprise perd du temps, de l’argent, de la qualité de service et préfèrerait se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Elle cherche une solution d’optimisation de ses process, comme de ses coûts, pour gagner en performance.
Objectif
Recueillir les besoins, auditer les process existants et identifier un outil SAAS qui réponde aux contraintes métier du client, et simplifie les process durablement.
Notre méthodologie
Première étape : un audit sur site qui permet de recueillir les besoins. Cette étape s’accompagne d’une phase d’analyse de la situation actuelle, de l’équipe en place, des outils, méthodes et modes de collaboration.
A cette étape, nos consultants identifient des dysfonctionnements et axes d’amélioration des process.
Nous remettons ensuite au client un état du diagnostic sur site, assorti de nos préconisations et plans d’action
Dernière étape : l’implémentation de la solution SaaS. Si l’état de l’audit sur site nous conduit à préconiser la mise en place d’un outil de gestion de la formation TT, nous procédons ensuite à la préparation de son déploiement via les développements et API nécessaires.
La touche AMS : proposer un outil SAAS (technologie que nous maîtrisons), particulièrement adapté aux contraintes de notre client, facile à implémenter et à mettre à jour en fonction des évolutions métier et légales ainsi que des particularités de l’entreprise.
Pas à pas, c’est le B.A-BA
1. Comprendre et analyser
Nous avons échangé avec l’entreprise pour comprendre le besoin initial. Nous avons aussi identifié les sources de difficultés.
Nous avons ensuite pris le temps d’analyser l’ensemble des process de l’entreprise, qu’ils soient internes ou externes.
2. Mettre en place une solution efficiente
Nous avons trouvé une solution pour optimiser les process et simplifier le quotidien de l’entreprise.
L’équipe AMS a développé une solution SAAS permettant à l’entreprise de simplifier ses process, sécuriser ses données, centraliser les documents liés à la formation sur un système de gestion documentaire partagé, et communiquer directement avec les interlocuteurs depuis l’interface.
Nous avons ensuite éprouvé cette solution auprès de différentes tailles d’ETT pour remonter les éventuelles anomalies et nous assurer de l’efficience de l’outil à long terme et de la possibilité de l’upgrader en fonction des besoins de notre client.
Compréhension des besoins RH et expertise en matière d’ERP ont été deux expertises complémentaires que nous avons pu mettre à disposition du client pour lui développer un outil 100% adapté à sa problématique.
Nos résultats
- Une réduction des coûts constatée par notre client.
- Un gain d’efficacité opérationnelle grâce à une harmonisation / automatisation des pratiques et des documents. Le client gagne du temps sur certaines tâches et peut à nouveau se concentrer sur son cœur de métier.
- Une meilleure qualité de service proposée aux agences et aux organismes de formation.
- Grâce à cette solution SAAS, le client bénéficie d’une traçabilité : il est désormais capable de suivre les budgets formation, établir des KPI’S et reportings, centraliser les documents administratifs, suivre la vie du dossier formation de A à Z
Les ressources mobilisées
- Une durée de mission qui évolue selon le cahier des charges et le rétroplanning
- Nos consultants experts
- Experts IT (développement infrastructures serveurs et maintenance liée)
Budget
Un coût licence varie entre 32€ et 50€ pour les utilisateurs, et autour de 150€ pour les administrateurs.
« Nous avons travaillé de concert avec les équipes de notre client pour trouver une solution facile à implémenter, qui ne remette pas tous ses process en question, l’aide à gagner en efficacité… et lui permette d’être acteur de sa stratégie formation ! »
Vous êtes une entreprise qui cherche à fluidifier ses process formation, à gagner du temps, de l’argent et en efficacité opérationnelle ?
Appelez nos experts pour leur confier vos attentes et trouver l’ERP le mieux adapté à vos besoins métier !
